16 de octubre de 2026 · 3 min de lectura
Cómo organizar y conservar los DeCA de tu empresa de transporte
Generar el documento de control es solo una parte de la gestión documental. Descubre por qué conviene organizar los DeCA, conservarlos correctamente y poder recuperarlos cuando tu empresa los necesite.
Una empresa de transporte puede generar numerosos documentos durante una semana. Si cada DeCA termina en una carpeta diferente, un correo o el móvil de una persona, localizarlo más adelante puede convertirse en una tarea innecesariamente complicada.
Por eso, conservar y organizar los DeCA es una parte importante de la gestión diaria de la documentación del transporte.
¿Durante cuánto tiempo hay que conservar los documentos?
La normativa aplicable al transporte público de mercancías por carretera establece obligaciones de conservación documental. La regulación del DeCA electrónico recoge un periodo mínimo de conservación de un año para los documentos correspondientes.
Es importante distinguir entre la obligación normativa y las necesidades internas de cada empresa: puede ser conveniente conservar información durante más tiempo por motivos administrativos, contractuales o de organización, según las circunstancias aplicables.
Para conocer los requisitos concretos, consulta la Resolución de 5 de junio de 2026 publicada en el BOE y la normativa relacionada con el documento de control.
Por qué no basta con guardar archivos
Guardar un PDF no garantiza que puedas encontrarlo rápidamente meses después. Cuando aumenta el volumen de transportes, es útil contar con un sistema que permita recuperar los documentos mediante información que ya conoces.
Por ejemplo:
- El nombre del cargador.
- El destino del transporte.
- La matrícula del vehículo.
- El conductor.
- El número de documento.
Si los documentos están organizados en un histórico consultable, una búsqueda concreta puede resultar mucho más sencilla que revisar manualmente decenas de carpetas.
Cómo ayuda Rutagest a organizar los DeCA
Rutagest guarda los transportes generados en un histórico. Desde ahí puedes buscar documentos utilizando diferentes datos y exportar la información en Excel o en un archivo ZIP con los PDF.
Esto facilita tener la documentación reunida y preparar los archivos que necesites para la gestión administrativa, para tu gestor o para otras consultas relacionadas con la actividad de la empresa.
Además, la web de Rutagest indica que los datos se alojan en servidores de la Unión Europea, separados por empresa, y que se realizan copias de seguridad diarias.
Para conocer el funcionamiento del sistema, visita la web de Rutagest. Si quieres empezar por un documento, también puedes utilizar el generador gratuito de DeCA.
Una rutina sencilla para mantener el archivo bajo control
Para mejorar la organización documental, puedes incorporar tres hábitos:
- Comprueba los datos antes de generar cada DeCA.
- Utiliza un sistema que permita localizar los documentos por diferentes campos.
- Revisa periódicamente que puedes consultar y exportar el archivo que necesitas.
No hace falta esperar a tener un problema para organizar la documentación. Es más sencillo establecer un método desde el principio.
Conclusión
Conservar los DeCA y encontrarlos cuando hacen falta son dos partes de una misma tarea. Un histórico organizado ayuda a reducir búsquedas manuales y a mantener la documentación de los transportes más accesible.
Con Rutagest, puedes centralizar tus DeCA y dedicar menos tiempo a buscar documentos.